Kan je mij een goede boekhouder aanbevelen? Of kunnen jullie vanuit ProfiConsult mijn boekhouding doen?
Bescherm je boekhouder! Dat is niet alleen in belang van de boekhouder aan wie je de cijfers overlaat. Ook voor de veiligheid van de ondernemer is dat een gouden zaak! Deze statement zal ik aan het eind van dit schrijven even duidelijk toelichten.
Maar eerst de vraag inzake het aanbevelen van ‘een’ boekhouder en of wij jouw boekhouding willen doen.
Indien je reeds een externe boekhouder hebt die de belangen van je onderneming behartigd dan kan je, met de vraag om deze taak op ons te nemen, alleen bij ons terecht indien je huidige boekhouder ons laat weten dat hij daar geen probleem bij heeft. (we wensen niet in concurrentie te gaan met boekhouders of andere cijferberoepers)
Wat betreft het aanbevelen van boekhouders, ook dat licht gevoelig aangezien we met tal van boekhouders samenwerken, wensen we ons neutraal te houden.
De vraag om een aanbeveling komt vaak terug en dat begrijp ik heus ook wel maar het is en blijft een delicate zaak. Ik durf te stellen dat het nog delicater is dan het aanbevelen van een advocaat.
Bij beginnende ondernemers horen we soms twijfel of ze nu een boekhouder zouden nemen of niet. Een rede wat men opwerpt is dat men het als beginnende ondernemer te duur vindt of omdat ze nog niet weten wat de boekhoudkundige verplichtingen zijn en wat een boekhouder allemaal kan betekenen voor hun onderneming.
Wat de boekhoudkundige verplichtingen betreft: Elke onderneming is bij wet verplicht om boekhouding te voeren. Of je nu klein of groot bent, je dient een overzicht van je inkomsten en uitgaven te hebben om op het einde van elk boekjaar tot een winst- of verliescijfer te komen en waar nodig je activiteiten bij te schaven. Voor sommigen ondernemers ligt dat eenvoudiger dan voor anderen.
Voer je de boekhouding best zelf of vanaf welk punt besteed je dat beter uit: Alleen al voor het boekhoudkundig aspect is het raadzaam een bekwaam boekhouder te nemen. Je vindt dergelijke cijferberoepers gemakkelijk online of via referenties van andere ondernemers. Dergelijk onderzoek kan een waardevolle investering zijn. Als ondernemer kan jij je dan toespitsen op de kernactiviteit van het ondernemen in plaats van je tijd te spenderen aan boekhouden.
Begrijpelijk maar tevens jammer om horen, de meeste (vooral beginnende) ondernemers selecteren hun externe boekhouder op basis van ‘prijs’. Dat is zoals zo vaak niet de juiste leidraad. If you pay peanuts, you get monkeys!
Het draait toch niet om boekhouden alleen: Een boekhouder minimaliseert je paperassen en neemt heel wat taken uit jouw handen waarvoor hij/zij als expert vaak veel beter is geplaatst dan jijzelf. De boekhouder wordt geacht ook altijd op de hoogte te zijn van de laatste veranderingen inzake de wetgeving… Steek als ondernemers en als mens niet je kop in het zand. Kan je nu werkelijk en ernstig de verwachting koesteren dat je boekhouders daar allemaal de tijd en ambitie voor heeft? Je boekhouders is ook maar een mens en hij/zij kan zich onmogelijk alle updates en regeltjes van de wetgever eigen maken.
In theorie speelt je boekhouder ook een rol bij het optimaliseren van inkomsten en het zoeken naar belastingbesparingen en fiscale optimalisatie. Als cijferberoeper kan hij/zij ook advies verstrekken bij het financieel plan van je onderneming en een luisterend oor bieden voor je prangende ondernemingsvragen. Das oprecht allemaal leuk en aardig maar is het verantwoord om al deze zaken en diensten van je boekhouder te verwachten wanneer je van hem/haar een lage prijs verwacht? Kom op, kijk in de spiegel en wees eerlijk wanneer je weer eens ergens je ongenoegen uit over je boekhouder.
Tot slot…bescherm je boekhouder tegen de overheid en tegen jezelf: Het zou hier te ver leiden om in detail toe te lichten maar in hoofdlijnen komt dit neer op het volgende: Belast je boekhouder niet met vragen of opdrachten die volgens de lokale wetgever niet 100% wettelijk, legaal, ethisch of moreel juist zou kunnen zijn. Tot zover kunnen de meeste ondernemers nog wel volgen wat ik hier schrijf. Maar ogen van ongeloof en verontwaardiging zie ik wanneer we het volgende proberen duidelijk te stellen aan de ondernemer;
Een verstandige ondernemer maakt nergens z’n boekhouder bekend of gekend! Dat betekent dus vanzelfsprekend ook dat de aangiftes van de onderneming niet worden ingediend door de boekhouder die als cijferberoeper daadwerkelijk het administratieve hart van een onderneming op de monitor volgt. Het indienen van BTW aangiftes, kwartaal aangiftes, jaaraangiftes en zo meer dat doe je als ondernemer beter zelf of je laat dit doen door een derde die niet werkelijk op de hoogte is van het reilen en zeilen van jouw onderneming. Je kan dus als het ware werken met een ‘schaduw’ boekhouder. Wees dan vervolgens ook niet verbaasd wanneer je zou tot de vaststelling komen dat je boekhouder, die discreet op de achtergrond blijft, niet alleen meer gaat durven adviseren naar jou toe maar ook meer gaat durven uitvoeren voor je onderneming. Laat je boekhouder ook duidelijk realiseren indien je hem/haar anoniem houd en dat discreet kan worden geopereerd.
Veel ondernemers blijken zich niet bewust in wat voor een kwetsbare positie dat een cijferberoepers zich bevindt. Deze professionele zijn zeer vatbaar voor intimidatie vanuit de overheid. Niet alleen kunnen ze door justitie aansprakelijk gesteld worden bij handelingen die ze stellen bij ondernemingen. Zelf voor adviezen die ze geven aan hun cliënten kunnen ze ter verantwoording worden gesteld. Meer bij regel dan uitzondering horen we van cliënten ‘wat u mij vertelde dat is interessant. Waarom heeft mijn boekhouder dat nooit verteld? Kent mijn boekhouder dat dan allemaal niet?’ Wel, daar is het antwoordt dan heel eenvoudig als volgt: Het is inderdaad mogelijk dat je boekhouder bepaalde zaken niet weet, dat is menselijk. Maar het is ook perfect mogelijk dat je boekhouder zeer voorzichtig is inzake wat hij/zij wel of niet meent te (mogen) durven adviseren.
Wanneer ambtenaren over de vloer komen bij een boekhouder dan genieten deze overheidsvertegenwoordigers een discretionaire bevoegdheid. Geloof me vrij je wil als ondernemer niet weten hoeveel macht deze dienaars van de overheid genieten. Je kan jezelf niet voorstellen hoeveel mogelijkheden ze hebben om een boekhouder te intimideren. Een dappere boekhouder durft het onvoorwaardelijk voor een cliënt op te nemen. Maar een verstandig boekhouder beseft dat het een ongelijke strijd is waarbij het belang van een cliënt niet opweegt tegen het belang van de andere cliënten wiens dossiers voor het grijpen liggen… Het risico dat meer en meer dossier kunnen onderworpen worden aan controle… Eens het bekend wordt dat bij een bepaald boekhoudkantoor veel controles doorgaan, daar verdwijnen de cliënten als sneeuw voor de zon. Als dat de deur nog niet dichtdoet, de ambtenaar met controle functie kan in het kader van een onderzoek het kantoor ‘tijdelijk’ verzegelen. Met die macht als voet tussen de deur weet men als ambtenaar maar al te goed dat er geen genoegen dient te worden genomen met een warm onthaal en koffie met koekje… Weet de overheid wie jouw boekhouder is?
